業務効率・生産性向上を実現する新たな社内情報活用基盤をMicrosoft® Office SharePoint® Server 2007で迅速に構築

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本事例に掲載された情報は、取材時点のものであり、変更されている可能性があります。なお、事例の掲載内容はお客様にご了解いただいておりますが、システムの機密事項に言及するような内容については、当社では、ご質問をお受けできませんのでご了解ください。

システムの概要

• システム名称：社内ホームページ
• 開発期間：4カ月
• システム概要：『Microsoft Office SharePoint Server 2007（MOSS）』を活用した情報共有・ドキュメント管理システム
• システムユーザー数：約400名

導入の背景　業容拡大にともなう従業員数の増加とともに情報活用基盤の整備が喫緊の課題に

• メールシステムによる情報伝達方法には情報を見落とす恐れがあった
• 受信メールのなかから必要な情報を検索するために多くの労力を要した
• ファイルサーバでドキュメントを管理していたが、検索性などの面で課題があった

個人年金保険の窓販分野No.1企業をめざして

2001年9月、三井住友海上グループと米国の大手生命保険会社メットライフ社との合弁によって設立された三井住友海上メットライフ生命保険様。同社は「個人年金は、未来への贈りもの」というコーポレートメッセージのもと、三井住友海上グループが培ってきた信頼力やお客様への対応力とメットライフ社の商品開発力を活かして、個人年金保険の窓販分野におけるNo.1企業をめざしている。

スムーズで確実な情報共有基盤の整備を推進

従来、同社ではMicrosoft® Exchange Serverを用いたメールシステムを活用し、担当者が伝えたい要件や必要な添付資料をメールで相手に送信する情報伝達手段を採用してきた。

「当初、従業員の数が少ないうちは、こうした通常のメールシステムでも対応できたのです。しかし従業員数が200名を超える規模になると、従業員の間から“膨大な受信メールに埋もれて重要なメールを見落としてしまう”“必要な情報を探すのに手間がかかる”“メールボックスが圧迫される”といった問題を指摘する声が高まってきたのです」
こう語るのは、IT推進部 次長 運用グループ長の岩中雄次氏だ。

また、同社では、業務において必要となる各種の規程集・マニュアルや帳票などのドキュメント類については、これらをファイルサーバに格納して必要な時にダウンロード・閲覧できる仕組みを採用していた。しかし、このシステムにも検索性などの面で課題があり、必要なドキュメントを探すのに時間がかかるといった利用者の不満が高まりつつあった。

「このように“必要な情報を的確なタイミングで伝達・共有化できない”という状況は、従業員の業務効率や生産性を低下させます。そこで、情報のスムーズで確実な伝達・共有化を図るために、新たな社内情報活用基盤の整備を進めることになったのです」（岩中氏）

選定理由　Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)の柔軟性を高く評価。BIPROGYのきめ細やかな対応も大きな安心感に

• パーケージとミドルウェア両方の特徴を併せもった「ハーフハンドメイド」製品であること
• Active Directory®やMicrosoft® Exchange Serverなどとの親和性がある
• Microsoft® WordやMicrosoft Excel®などに慣れている従業員が違和感なく使える

インタフェース設計や権限管理の柔軟性を評価

社内情報活用基盤の構築にあたり、三井住友海上メットライフ生命保険様では、新システム導入までの工期短縮を大きな目標の1つに据えた。そこで、実際に構築作業が始まってからの修正を最小限に抑えるため、まず必要な要件の洗い出しと整理を綿密に実施した。

「要件定義にあたっては親会社である三井住友海上火災保険の社内ポータルを研究しました。例えば、ユーザーインタフェースではどんな工夫をしているのか、ドキュメントはどのように整理分類しているのかなどを1つひとつ検証し、当社に必要な機能などをピックアップして要件を固めていきました」（岩中氏）

こうした過程を経て、同社では3社のベンダに提案を依頼。そのなかから情報統合基盤としてEIP（企業情報ポータル）構築などに数多く採用されている『Microsoft Office SharePoint Server 2007（MOSS）』の活用を提案したBIPROGYをパートナーに選定した。

その理由をIT推進部 課長代理 運用グループの上野紀久氏が説明する。
「いち早く立ち上げるためにパッケージ製品の導入を考えていました。各社の提案内容を詳細に比較検討した結果、インタフェース設計や権限管理などの柔軟性の面でMOSSが適当だと判断しました。また、BIPROGYは、MOSSを活用したEIPの構築で多くの実績があり、その点が大きな安心感につながりました」

安心感を生む細やかな対応とレスポンスの早さ

「私たちが要望を提示すると、すぐ担当のSEが駆けつけて具体的な対応方法を解説してくれました。また、要件を満たすことが難しい時は、その理由をしっかりと説明して次善の策を提案してくれました。こうした対応のきめの細かさやレスポンスの早さには、本当に感心しましたね」（上野氏）

導入の効果　“知らせたい”情報を確実に伝える環境を整備し、業務効率の向上と情報ガバナンスの強化を実現

• タイムリーかつ確実な情報発信が実現した
• 整合性のとれた形でドキュメントが格納され、検索がスムーズになった
• 情報の一元管理が実現し、情報ガバナンスの強化が図れた

情報発信と閲覧についての厳密な承認・権限設定を実施

2007年8月、三井住友海上メットライフ生命保険様とBIPROGYの共同による社内情報活用基盤の構築プロジェクトがスタート。4カ月という短期間のうちに完成・稼働を果たした。
情報統合基盤を構築するうえでもっとも重要となるのは、情報発信やドキュメントの掲載、また閲覧に関する承認や権限設定を厳密に設定することにある。とりわけ多くの個人情報や機密情報を取り扱う金融機関にとって、これらのセキュリティ対策・情報ガバナンスの徹底は重要な社会的責任でもあるからだ。そこで三井住友海上メットライフ生命保険様の情報活用基盤においては、情報の発信・公開に関する十分なチェック体制を実現。情報発信の権限を付与された担当者がMOSS上に情報やドキュメントをまず仮登録し、情報を一元管理するサイト管理者がこれを確認・承認した場合のみ、閲覧権限をもつ従業員にその内容が公開されるフローとした。

一方、ドキュメントの管理は、「経営」「コンプライアンス」「リスク管理」「CS・苦情対応」などに関する各種規程集やマニュアル、「総務」「人事」「経理」などに関する帳票類を、それぞれカテゴリー別に分類して格納。そのカテゴリーを社内ホームページ画面で一覧できるようにした。商品を販売する銀行や証券会社などに配布する募集関係の帳票類なども今後一覧に追加していく。さらに、社内に周知徹底させたい「お知らせ」や、経営情報、人事異動通知といった情報を掲載したほか、業務アプリケーションへのリンクも設置した。

使い勝手がよくユーザーの業務効率が向上

このように、新システムでは、情報やドキュメントがホームページ画面上に整合性のとれた形で分類・掲載されているため、視認性が高まって迅速な検索・アクセスが可能になった。また、掲載される情報やドキュメントを担当部門が一元管理することで情報ガバナンスも一層強化された。

今後の展望　部門レベルでの基盤活用が着実に進行。営業力をはじめ会社全体のレベルアップに期待

• 営業力強化や教育研修ツールとしての活用を検討している
• 業務システムなどとの連携も検討されており、業務フロー効率化にも期待している

他のシステムとの連携による業務フローの効率化も視野に

このほかにも、コンプライアンス関連の部署がページを作成して、スタッフ教育用のビデオやテキストを掲載したり、アンケートを実施したりと、教育・研修ツールとしても活用されている。

「BIPROGYには、今、情報系とは別に業務システムの提案をお願いしています。現状、MOSS上のドキュメントは最終的にプリントアウトして紙ベースで活用されていますが、今後は業務システムなどと連動させ、すべてのフローをMOSS上で実施することで業務の効率化が図れないかと検討しています。私たちIT推進部は複数の拠点に分かれているので、まず拠点間のやりとりを完全に電子化する試みを計画しています。BIPROGYは、要件定義書の内容1つをとってもそうですが、非常にきめ細かに対応してくれるベンダだと評価しています。これからもさまざまな場面でお力添えいただきたいと思います」（岩中氏）

事例のポイント

三井住友海上メットライフ生命保険様では、「重要な情報が見落とされる」「必要な情報を探すのに手間がかかる」という状況を改善し、確実な情報伝達とスムーズな情報共有を図るために、『Microsoft Office SharePoint Server 2007（MOSS）』を活用して社内情報活用基盤を構築した。この事例のポイントは以下の通り。

• 早期の立ち上げをめざしていたこともあり、インタフェース設計や権限管理などに柔軟性があるMOSSを情報統合基盤として採用。Active DirectoryやExchange Serverとの親和性や、WordやExcelと違和感のない操作性を実現していることも選定のポイントに
• “知らせたい”情報をタイムリーかつ確実に伝えるシステム環境を整備
• 規程集やマニュアル、帳票などが整合性のとれた形で格納されているため、ドキュメントの検索がスムーズに。従業員の業務効率や生産も向上
• 情報発信やドキュメント掲載・閲覧に関する承認や権限設定を厳密に設定し、情報ガバナンスを強化
• 業務フローの効率化をめざして、業務システムなどとの連携も視野に